Ein Rückblick auf 2019: "Was habe ich da eigentlich so alles gemacht?"

Die Zeit zwischen den Tagen ist wichtig
als Besinnungsphase. Bild: C.G.

In diesen Tagen steht wieder unser Neujahrsgruß an, die Rechnungen wollen geschrieben werden und wir müssen zurück schauen: Was haben wir im vergangenen Jahr geleistet?
Viele unserer Mitglieder überlegen in der Zeit zwischen den Tagen genau so wie wir, was der Verband (also wir, der Vorstand) für sie getan hat.
Damit trudelt die eine oder andere Kündigung, hier und da begleitet von einer häßlichen Kritik.

Wichtige Denkstöße zu einem kritischen Rückblick

Wie bei einem Eisberg ist nur ein Bruchteil
der Vorstandsarbeit sichtbar. Bild: C.G.

Das sind gute Denkanstöße, denn sie regen uns als Vorstände an, unser Handeln noch kritischer zu reflektieren: Was haben wir eigentlich im letzten Jahr getan? Und mit welchem Effekt? Was wurde erfolgreich abgeschlossen? Woran sind wir gescheitert?
Nicht nur hat jedes Mitglied ein Anrecht darauf zu wissen, was so ein Vorstand eigentlich macht. - Es ist auch für uns Vorstände eine gute Gelegenheit zu überlegen, ob die eigene Arbeit noch Sinn macht.

Zu diesem Jahreswechsel bin ich besonders gestresst

Eigentlich verwunderlich, denn ich bin Mitte Dezember aus der Antarktis zurück gekommen. Ein Erlebnis, das mich tiefer als vieles sonst im Leben berührt hat. Außerdem war das die einzige Erholung in diesem Jahr, das noch mehr als sonst von Arbeit geprägt war.
Kaum zurück rächten sich diese drei Wochen totale Auszeit. Ich musst nicht nur viel nacharbeiten, sondern nahm zum ersten Mal wieder die Papierberge um mich herum wahr und erkannte: Das muss sich ändern.

Eine Leistungsbilanz wäre wohl sinnvoll

Einfach mal notieren: "Was habe ich denn so gemacht?"
Bild: C.G.

Da passt ein kritischer Rückblick und der aktuelle offenbart: Für mich ist schwer nachzuvollziehen, was ich alles so gemacht habe, wie viel Zeit ich investiert habe. Die meisten Dinge "mache" ich nebenbei: Ein Anruf kommt herein, eine Mail wird schnell beantwortet oder geschrieben, ein Post mal eben nebenbei ins Netz gebracht.
Das heißt nicht, das das auch schnell gemacht/erledigt ist. Diese Aufgaben sind nur nicht geplant und meist auch gar nicht erfasst. Vieles lässt sich nur durch eine Annäherung ermessen. Eine echte Bilanzierung der Aufgaben wäre angesichts dessen ganz sinnvoll.

Meine erste Jahresbilanz - für 2019

Als Vereinsmeier habe ich jetzt, im Januar 2020, auch das erste Mal versucht, meinen ganz persönlichen Aufwand zu schätzen. Nun rächt sich das Fehlen eines Monitorings der Leistungen für meinen Verein. Ich muss mich über Tricks dem Aufwand annähern.

Über typische Tätigkeiten zu einer Zeitbilanz

Beginnen wir mit einer Auflistung und Beschreibung der Kernaufgaben, die mehr oder minder regelmäßig auftauchen.

• Telephonkonferenzen (Telkos)
• Persönliche Vorstandstreffen
• Mitgliederversammlung
• Bloggen
• Mitglieder-Rundschreiben 
• Konzeptarbeit (Recherche, Entwurf, Präsentation)
• Offizielle Entsendung durch den T.O.C. e.V.
• Fortbildung(en)

Wie hoch ist denn der Aufwand für eine dieser Tätigkeiten?

Nachdem ich weiß, welches meine Kernaufgaben waren, kann ich prüfen, wie hoch der Aufwand im Mittel ist und wie oft welche Tätigkeiten zu leisten waren.

Telkos

Als Vorstand hatten wir ursprünglich eine wöchentliche Telko am Sonntagmorgen. Wir bemühen uns um Kürze und kalkulieren maximal 1,5 Stunden. Das klappt nicht immer, es kann aber auch schneller gehen. Im vergangenen Jahr haben wir die Häufigkeit auf besonderen Wunsch halbiert und einen zweiwöchtentlichen Rhythmus eingeführt, dafür wurden "Zwischentelkos" bei Bedarf eingeschoben. inclusive Vor- und Nachbereitung sind 2,5 proVorstandstelko eine solide Schätzung. 

Bloggen

Man bloggt nicht mal eben schnell.
Bild: C.G.

Bisher bin ich die einzige die für den T.O.C. e.V. bloggt und Posts veröffentlicht. Insgesamt haben wir derzeit 78 Post ausgewiesen. Davon sind 5 im Entwurfstadium. Da diese Artikel über einen Zeitraum von rund eineinhalb Jahren geschrieben wurden, rechne ich dem letzten Jahr ca. 40 Posts zu. Pro Post brauche ich mindestens drei Stunden, wenn ich nicht aufwändig recherchieren muss. Ziemlich flott wenn ich Vergleichsangaben rechne. Yvonne Krauss schreibt in Crashkurs Bloggen, daß sie mit Schreibtechnik und Recherche ca. sechs Stunden pro Artikel braucht. Da bin ich schon ein klein wenig stolz. Ich hoffe nur, die Qualität leidet darunter nicht zu sehr.

Rundschreiben

Neben den Blogposts schreibe ich in der Regel auch die Rundschreiben und Konzepte. Beim Versandt werde ich von Roland Schulz entlastet. Wenn wir ein Schreiben mit CleverReach versenden, dann scheibe ich es und bereite es vor, aber es muss von Roland noch einmal "gefinished" werden.
Ein Rundschreiben braucht ebenfalls mindestens 3 Stunden, Entwurf, Schreiben, Korrektur.

Roland Schulz, Gerd Mewes
Bild: C.G.

Persönliche Treffen

Zwei Mal im Jahr trifft sich der Vorstand persönlich. Das findet meist bei Roland statt. Wir beginnen zwischen 9:00 und 10:00 und enden zwischen 18:00 und 19:00. Dazu kommt die Anfahrt von ungefähr zwei bis drei Stunden.
Die Treffen wollen ebenfalls vor- und nachbereitetet werden
Schätzen wir also pro Treffen ca. 15 Stunden Aufwand.

Daneben gab es in Basel ein Regionaltreffen mit Mitgliedern und Interessenten.

Jos Donners, Claudia Grötzebach,
Inge Osthoff auf der MV 2019. Bild: C.G.

Die Mitgliederversammlung und Konzepte

Die Mitgliederversammlung bindet mit mindestens zwei Einladungen, der Vorbereitung der Formulare, den Rechenschaftsberichten, Konzepten und Projektionen und den Telephonkonferenzen zur Vorbereitung erstaunlich viel Zeit.
Ein Gutteil, gerade was Konzepte angeht, lässt sich kaum kalkulieren. In der PR-Beratung rechnet man etwa sechs Wochen für die Entwicklung eines Konzeptes. Bei uns trifft das so nicht zu, aber gerade die Überarbeitung der Satzung, das Recherchieren und Entwickeln der Geschäftsordnung, aber auch die Konzepte z.B. für eine Veranstaltungsserie kosten Tage, nicht nur Stunden.
Rechnen wir pro Konzept zwei Tage, für die Einladungen und Antragsvorbereitung ebenfalls einfach mal je einen Tag.

Entsendungen

Einmal im Jahr werde ich normalerweise für zwei volle Tage entsandt als offizielle Vertreterin des T.O.C. e.V. zu den Mitgliederversammlungen des DVWO e.V. und des FWW e.V.: 48 Stunden Abwesenheit.

Fortbildungen

Im vergangenen Jahr habe ich direkt und indirekt für den T.O.C. e.V. einige Fortbildungen besucht:

• Vereinsfinanzen (2 Tage)
• Vorstandsmanagement (2 Tage)
• Greta (1 Tag)
• internetgerecht Schreiben (2 Tage)
• PR-Arbeit (2 Tage)
• Videos für das Internet (2 Tage)

Einiges wurde hälftig vom T.O.C. e.V. übernommen, doch die meisten dieser Fortbildungen habe ich aus eigener Tasche bezahlt. 

Die Fachliteratur stapelt sich. Bild: C.G.

Mir wird bewußt, daß viele der Tätigkeiten für den Verein einen hohen Qualifikationsbedarf nach sich gezogen haben. Bloggen z.B., das macht man nicht mal so.
Eine Internetpräsenz gibt man nicht einfach so in Auftrag. Dazu braucht es tatsächlich ein Minimum an Fachwissen.
Das Schreiben einer Pressemitteilung ist anders als das Schreiben eines Blogposts. Und Qualitätskriterien muss ich in diesen neu erlernten Feldern auch noch lernen...
Und auch Bilder wollen bearbeitet werden. Am kommenden Wochenende also werde ich dazu auch wieder eine Fortbildung machen - auf eigene Kosten.
Die Fachliteratur dazu stapelt sich mittlerweile auf und neben dem Schreibtisch, ja sogar auf dem Boden.

Die Zeitbilanz zeigt, da läppert sich ganz schön was

Anlass	Stunden/Tage
Telkos	72
Persönliche Vorstandstreffe	30
Mitgliederversammlung	35
Bloggen	120
Mitgliederrundschreiben (sonstige)	12
Entsendungen	48 h
Konzeptarbeit	8 Tage
Fortbildung	10 Tage

Insgesamt komme ich damit auf knapp zwei Monate Vorstandsarbeit - nur für die mehr oder minder regelmäßigen Aufgaben. Tätigkeiten wie die das Protokollieren der MV, das Roland und ich unvorhergesehen selbst leisten mussten, sind da nicht enthalten. Das sind zwei Monate meiner Lebenszeit, die ich nicht in persönliche Projekte investiert habe, sondern in eine Gemeinschaft namens T.O.C. e.V.

Mein persönliches Fazit

- Ehrlich, wenn ich das so betrachte, sollte ich meinen Aufwand dringend reduzieren. ;-)
Vor allem, weil die Rückmeldungen und Fortschritte im Rückblick sehr gering sind. Allem und jedem muss "man" hinterherlaufen. Und dann auch noch Kritik? Danke, eigentlich muss ich das nicht haben.
Und genau hier setzt der Nutzen eines solchen Fazits ein. Steht mein Aufwand noch im Verhältnis zum Nutzen? Woran kann das liegen? Was muss ich ändern? Besteht da Aussicht auf Erfolg?

Vereinsmanagment ist wie Projektmanagement

Für diesen Jahresanfang hat die Kritik und unsere Selbstreflektion ergeben:
Wir gehen nur noch ganz konkrete Projeke an.
Wir bemühen uns stärker um aufwandsreduzierende Verfahren.
Wir fordern mehr Engagement Dritter, gerade unserer Mitglieder ein.
Es wird wohl auch ein Testfall werden.

Autor: C.G.

"Was macht eigentlich ein Vorstand so? Macht Ihr überhaupt etwas?"

 fragen uns unsere Mitglieder immer mal wieder - mit Recht. Viel zu viel der Arbeit passiert ja im "Off", also unsichtbar für Aussenstehende. Und viel scheint sich ewig hinzuziehen. Wie kann das sein?

Die winterliche Anfahrt
durch den Westerwald
Bild: C.G.

Impressionen vom ersten persönlichen Vorstandstreffen am ersten Januarsonntag

Auch in diesem Jahre hat sich der Rumpfvorstand des T.O.C. e.V., Claudia Grötzebach und Roland Schulz, am ersten Januarsonntag im schönen Westerwald getroffen.

Beginn in der Regel um 10:00

Gegen 10:00 begann die Arbeit, nachdem schon am Vortag die wichtigsten Punkte für das persönliche Treffen abgestimmt worden waren.
Erster Punkt: Einrichtung der persönlichen T.O.C.-Cloud bzw. NAS und überspielen der Daten.

Ohne Cloud und digitales Archiv geht es nicht

Eine Cloud ist für die Verbandsarbeit heutzutage unverzichtbar. Vorstände müssen gemeinsam auf Daten wie Mitgliederlisten, Dokumente, Schreiben ... zugreifen. Sind sie nur physisch vorhanden, dann müsste man jedes Dokument, jedes Bild, jede Liste verschicken postalisch oder per eMail. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch viel Energie. Daher ist es wichtig ein gemeinsames Archiv in digitaler Form zu haben, wenn die Vorstände nicht an einem Ort wohnen und sich "mal eben schnell" zusammensetzen können.

Roland Schulz: Durchhalten
Bild: C.G.

Die Dropbox ist für große Datenmengen bedingt geeignet

Die Dropbox ist immer noch die bekannteste Form der Cloud  und ziemlich weit verbreitet. Der Nachteil, die für den Einzelnen zugänglichen Datenmengen sind begrenzt. Genau darunter hat die Vorstandsarbeit bislang gelitten. Die größte Dropbox hatte bislang Claudia Grötzebach, die einen großen Teil der T.O.C.-Dokumente digitalisierte und in die Dropbox hochlud. Die anderen Vorstände hatten keine Dropbox dieser Größe zur Verfügung und konnten die meisten Dokumente daher gar nicht einsehen.
Das hat sich jetzt geändert und Roland Schulz konnte zum ersten Mal Einblick in die vorliegenden Dateien nehmen. 

Vieles klingt "leicht und schnell", doch in der Umsetzung ergeben sich die Haken und Ösen

1. Computer für die Cloud, 2. Computer für Anleitung + Hilfe,
3. Computer für einen Textzugang. Bild: C.G.

Der Großteil des Tages war dann der Einrichtung der persönlichen Cloud gewidmet. Die Zutaten dafür:

- 1 Festplatte
- 1 Internetrouter
- 1 Dropbox
- 1 Notizbuch
- 2 Köpfe
- 3 Computer
Die Festplatte wurde installiert, die Software auf den Computeren eingerichtet und die Zugänge für die Vorstände angelegt. Schon damit waren zwei Köpfe fast vier Stunden beschäftigt. Erst danach begann das Überspielen der Daten aus der Dropbox auf das T.O.C. e.V.-NAS. Das Herunterladen auf einen USB-Stick ging schnell, aber hochladen auf die neue Cloud - das entpuppt sich als zeitraubend und ist (man glaubt es kaum) nur Dokument für Dokument, Datei für Datei möglich.

Erste Pause nach gut drei Stunden Cloud-Einrichtung

In der ersten Pause nach gut drei Stunden wird der Kopf freigepustet. Eigentlich wollten wir ja noch über andere Themen sprechen:

• Die Projekte des Jahres
  (Mitgliederdaten/-profile aktualisieren, Webseite hochladen, Veranstaltungen ermöglichen, T.O.C. e.V. präsentieren, Berufsbilder und Qualitätsstandards verhandeln....)
• Das Neujahresschreiben
• Die Webseitentexte
• Ein wenig Jammern
  (Warum hat uns keiner lieb? Warum unterstützt uns keiner?)

Dabei ist die Einrichtung noch nicht abgeschlossen. Bei einigem müssen wir noch weiter experimentieren, weil es nicht funktioniert hat, bei anderem wissen wir noch nicht, wie es funktioniert.

Die Bilanz des Tages

Am Ende haben wir gut acht Stunden geschafft mit nur einer Pause und haben den digitalen Umzug noch lange nicht abgeschlossen, die angepeilten Texte nicht geschafft. Das muss also nachgearbeitet werden.
Wundern Sie sich immer noch, warum so viel so lange braucht?

Übrigens: Roland Schulz hat seither jeden Abend Dateien hochgeladen ;-)

Autor: C.G.