Donnerstag, 24. Mai 2018

DGSVO - Kostenfreier Webseiten-Check und mehr...

Heute ist mir ein Stein vom Herzen gefallen. Wie bei jedem anderen, lastete die DGSVO auch auf mir.
Eines war klar: Was auch immer sonst noch hinkt, die Webseite muss rechtskonform sein zum Schutz vor Abmahnprofis. Das ist mir jetzt hoffentlich gelungen, auch als kompletter Wordpress-Analphabet. Dabei halfen zwei Webseiten-Checks und freie Generatoren.
Falls auch Sie noch eine Notfallhilfe brauchen für Ihre Webseite, hier meine Tipps:
  • eRecht24 bietet eine Webseitendiagnose nach dem Klicksystem an. Das ist hilfreich, braucht aber ein wenig Zeit für das Durchklicken. https://www.abmahnung-internet.de/check/abmahnung.htm
  • Ein automatisches System bietet Audatis an: Hier muss man nur seine Webseite eingeben und - unbedingt - die Rechenaufgabe unter dem Webseiten-Eingabefeld lösen. Damit wird geprüft, ob Sie tatsächlich ein Mensch sind. Dann spuckt die Seite das Ergebnis aus und zeig Ihnen Handlungsfelder: https://www.audatis.de/online/webanalyse-check/index.php
Bei beiden Anbietern kann man über Generatoren auch entsprechende Erklärungen erzeugen.

Viel Glück wünsche ich Ihnen bei der Anwendung!

Autor: Claudia Grötzebach

Sonntag, 20. Mai 2018

Horror DGSVO - Stress lass nach...

Fünf Bitten für ein gedeihliches Miteinander

Gestern hat es mir gereicht.... von derzeit rund 200 ernstzunehmenden Mails, die in den letzten Tagen aufgelaufen sind, habe ich gut 70 nur unter dem Stichwort "Datenschutz" filtern können. Es sind also faktisch mehr...

Ich habe schon genug Aufwand, hören Sie bitte auf, mir unnötig Stress zu machen!

Nicht nur, daß ich Aufwand treiben muss, um mich selbst zu informieren, wir müssen uns auch als Ehrenamtliche und Unternehmer abstimmen, Erklärungen und Formulare erstellen und unsere Erkenntnisse an die Mitglieder und Kollegen herantragen.

Schon der Ton erzeugt Widerstand und dann auch noch Ultimaten...

Jetzt werde ich auch noch von jedem "Hinz und Kunz" mit ultimativen Mails bombardiert, die mir völlig unnötig Arbeit machen. Besonders ansprechend finde ich, wenn sie auch noch "fett" oder "groß" geschrieben sind und mich unter Androhung von Konsequenzen zum Handeln auffordern. Da kommt mir mittlerweile der Gedanke: "Dann eben nicht!"

Nicht jeder braucht meine Einwilligung und erst recht nicht mehrfach

Ein Anlass, um mal mit der einen oder anderen Annahme aufzuräumen, denn nicht jeder T.O.C., jeder Verein, jede Organisation muss mich teilweise mit vier, fünf Mails zum Thema traktieren.
  1. Bitte schicken Sie pro Organisation nur eine Mail und fassen Sie notwendige Erkärungen/Einwilligungen zu einer Fassung zusammen. Das verringert meinen Aufwand erheblich.
  2. Formulieren Sie eindeutig. Ich möchte nicht rätselraten, was gemeint ist.
  3. Vereine sollten sich prüfen: Für Unternehmen gilt, wenn eine auf Dauer angelegte Geschäftsbeziehung besteht, braucht es jetzt nicht unbedingt eine neue Erlaubnis für die Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten. Das wird aber in jedem Fall nötig, wenn Sie in der Zukunft neue Daten erheben oder die derzeit gespeicherten Daten anders nutzen wollen.
    Natürlich kann man sich streiten über die Auslegung der DGSVO, und ich habe Verständnis, daß jeder rechtssicher agieren will. Aber Sie müssen mir doch keinen Stress machen. Kommen Sie - wenn Sie unsicher sind - zu einem späteren Zeitpunkt bei gegebenem Anlass auf mich zu. Schön wenn sich das mit einem Nutzen für mich verbindet.
  4. Der 25.05. ist nicht in Stein gemeißelt. Es gibt Punkte, die nachvollziehbar umgesetzt werden müssen und andere mussen nachvollziehbar begonnen worden sein. Einige werden sich auch zwangsläufig noch entwickeln, im Verlaufe der Bearbeitung. Also: Bitte nehmen Sie Druck raus. Wir sind doch alle vernunftbegabt.
  5. Prüfen Sie Ihre Newsletter. Hatten Sie bisher gut erkennbar einen Abmeldelink, dann brauchen Sie keine neue Einwilligung. Ersparen Sie mir dann diesen unnötigen Aufwand - vor allem zu dieser Zeit, wo es mich eh schon gewaltig ärgert.
Und gerade für den letzten Fall habe ich entschieden, eine gute Gelegenheit, sich von dem einen oder anderen Newsletter zu verabschieden. ;-).

Vielen Dank für Ihre Rücksicht
Ihre C.G.

Samstag, 19. Mai 2018

"Nepper, Schlepper, Bauernfänger..." nannte

der der Schöpfer der Sendung "Aktenzeichen XY ungelöst" Eduard Zimmermann eine weitere Verbraucherschutzsendung. Ein passender Titel für diesen Post.
Nepper, Schlepper und Bauernfänger nutzen die Unsicherheit um die DGSVO um Ihre Daten "abzufischen". Gerne werden von diesen Netzkriminellen Links in eine Phishing-Mail eingebunden. Folgt man dem Link, werden sensible Daten erfragt... und schon ist das Unglück passiert.

Woran erkennen Sie eine mögliche Betrugsmasche?

  • Der Empfänger fühlt sich unter Druck gesetzt. Es wird hoher Handlungsbedarf suggeriert. 
  • Es braucht für eine solche Einwilligung keinen Datenabgleich. Gebraucht wird ein ausgefülltes und unterschriebenes Formular.
  • Wenn eine dauerhafte vertragliche Bindung mit einem Verbraucher besteht, baucht ein Unternehmen keine neue Einwiligung. Das ist nur notwendig, wenn die Daten anders als bisher genutzt oder neue Daten erhoben werden sollen. 
  • Typisch sind Fehler in der Anrede oder dem Sachverhalt, auch Daten stimmen häufig nicht.
Deshalb schauen Sie genau hin.

Ist die DSGVO für uns Trainer, OrganisationsBerater und Coaches eigentlich relevant?

Der Acht-Punkte-Plan zum Datenschutz für Trainer, OrganisationsBerater und Coaches

Der 25. Mai 2018 naht - und mit ihm das endgültige Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Dieses Gesetz aus 11 Kapiteln, 99 Artikel und 49.251 Wörtern, beeinflusst unseren Umgang mit personenbezogenen Daten nachhaltig, die Organisation unserer Büros und Geschäftsstellen und die Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Klienten. Ab dann hat jeder Bürger, egal ob Kunde, Mitarbeiter oder Vereinsmitglied, ein Auskunftsrecht:
  • Welche Daten von ihm wurden erhoben? 
  • Für was werden diese Daten genutzt? 
  • Jeder kann dann auch die Löschung seiner Daten verlangen.

Welche Konsequenzen haben Verstöße? 

Bei Missachtung der DGSVO drohen hohe Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes – auch für kleine und mittlere Unternehmen. Gerade kleine Firmen stehen vor gewaltigen Herausforderungen. Dabei ist eine zuverlässige Informationsbeschaffung nicht das kleinste Problem. Bedeutsam ist auch, dass ab Ende Mai bei Verstößen die Beweislast umgekehrt wird. Dann müssen Unternehmen lückenlos belegen, dass sie korrekt arbeiten und keine Fehler beim Datenschutz gemacht haben. – Übrigens: es ist im Sinne der DGSVO gleich, wo die Daten verarbeitet werden, ausschlaggebend ist, dass Daten verarbeitet werden. Da kursiert anscheinend so mancher Irrtum.
Doch in der Politik und bei den Behörden hat in jüngster Zeit ein Umdenken begonnen. "Hilfe vor Strafe" soll in der ersten Zeit gelten.

Viele sind zu spät dran

Sind Sie mit der Umsetzung spät dran? Dann sind Sie nicht allein. Der Digitalverband Bitkom befragte 300 Start-ups. In jedem dritten Jungunternehmen hatte man sich gerade erst angefangen, damit zu befassen und nur neun Prozent hatten die Umsetzung der DGSVO abgeschlossen – und das kaum vier Wochen vor dem Inkrafttreten der neuen Regel.

Was müssen T.O.C. tun? Der Acht-Punkte-Plan für Sie.

Und - was müssen wir als T.O.C.s jetzt für den Datenschutz tun, um auf der sicheren Seite zu sein?
Diese Maßnahmen sollten Sie bis zum 25. Mai ergreifen:

1. Legen Sie ein Datenverarbeitungsverzeichnis an.

In diesem Verzeichnis (es reicht übrigens ein simples Dokument) müssen alle unsere Prozesse (welche Daten verarbeiten wir, wozu, wo genau aufbewahrt, wer hat Zugriff, etc.) dokumentiert werden. Auf Verlangen müssen wir dieses Dokument der Datenschutzbehörde (Landesdatenbeauftragter) vorlegen.
Das Datenverarbeitungsverzeichnis ist nicht öffentlich und nicht für unsere Kunden gedacht. Mehr dazu finden Sie hier Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Artikel 30 DSGVO)
Ein gutes Beispielformular für ein solches Verzeichnis finden Sie unter folgendem Link.
Hier ein Beispiel für eine Einzeltätigkeit:
Sie sind frei in der Gestaltung der einzelnen Verarbeitungsschritte, wie Sie hier in diesem eingebundenen Beispiel sehen. Dazu haben wir eine einfache Tabelle in "Word" erstellt.

2. Erstellen Sie eine Datenschutzerklärung.

Diese Datenschutzerklärung ist eine Information für unsere Kunden, ähnlich wie unsere AGBs. Sie fasst die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverzeichnisses zusammen und erklärt unseren Kunden und Klienten, wie wir mit ihren personenbezogenen Daten umgehen, sie speichern, verarbeiten und nutzen.
In groben Zügen empfiehlt es sich auch, anzureißen, welche Daten genutzt und gespeichert werden.
Schauen Sie dazu in unsere Datenschutzerklärung, die Dr. Inge Osthoff für uns erstellt hat. Sie spiegelt den aktuellen Bearbeitungsstand wieder und wird in den nächsten Tagen sukkzessive ergänzt, wenn neue noch unberücksichtigte Prozesse wahrgenommen werden.

3.  Stellen Sie Ihre Datenschutzerklärung auf Ihre Webseite.

Da die Datenschutzerklärung für unsere Kunden gedacht ist, sollte sie öffentlich sein.  Der ideale Platz ist also unsere Webseite bzw. unsere Webseiten. Die Erklärung muss auf jeder Unterseite sichtbar und direkt anklickbar sein. Sie darf also nicht ins Impressum gestellt werden und ersetzt auch nicht das Impressum.

4. Ändern Sie Ihre Verträge und Ihre Formulare, ergänzen Sie sie um einen Datenschutzpassus beziehungsweise um eine Speicher- und Nutzungserlaubnis.

Ihre Beratungs-, Trainings-, Mediations- und Coachingverträge sollten Sie um eine Erläuterung zum Datenschutz ergänzen und (!) um die Speicher-, Verarbeitungs- und Nutzungserlaubnis.
Meldet sich ein Kunde oder Klient bei uns zu einer Beratung, einem Training, Mediation oder Coaching an, sollte das Anmeldeformular eine Nutzungs- und Speichererlaubnis enthalten, die der Anmelder anklicken muss. Unsere Anmeldebestätigung sollte einen Link zu/Verweis auf unsere/r Datenschutzerklärung enthalten.
Dieser Tipp empfiehlt sich auch für alle weiteren Kontakte, einen Arbeitsaustausch oder auch Aufgaben und Informationen vor dem ersten Termin mit dem Kunden.

5. Löschen Sie überflüssige Daten.

Für alle personenbezogenen Daten, die wir speichern, sollte es einen betrieblichen Grund geben. Solange eine Kundenbeziehung zu einem Teilnehmer, Coachee oder Medianten besteht, können wir also die dafür relevanten Daten speichern. Rechnungsdaten fürs Finanzamt sind bis zu 7 Jahre zu speichern. Die weiteren Daten, zum Beispiel Aufzeichnungen, Lebensläufe, Sozialversicherungsnummern, Positionsangaben … sind unverzüglich nach Beendigung der Geschäftsbeziehung zu vernichten. Eine Ausnahme ist nur zulässig, wenn es dafür besondere Gründe gibt:
Protokolle von Coachings, Mediationen und Beratungen sind ein solcher potentieller Ausnahmefall.
Unsere Protokolle, zum Beispiel unsere Aufzeichnungen während einer Sitzung, sind personenbezogene Daten. Der Datenschutz verpflichtet uns, sie mit dem Ende der Geschäftsbeziehung zu löschen. Eine Aufbewahrung über das Ende der Beratung hinaus könnte sich dadurch rechtfertigen lassen, dass sie wichtig für die Kundenbindung sind. Kommt ein Kunde z.B. nach einigen Jahren wieder zu einer Beratung, können wir auf unsere Aufzeichnungen zurück greifen und unser Wissen auffrischen. Damit stellen sie einen wichtigen Bestandteil unseres Geschäftsmodells dar. Offen ist, wie groß diese Zeitspanne sein kann.
Was sind personenbezogene Daten?
  • Allgemeine Personendaten (Name, Geburtsdatum, Alter, Geburtsort, Anschrift, Telephon-Nummern, eMailadresse…) 
  • Personenbezogenen Daten sind Kennummern (Sozialversicherung, Steueridentifikation, Krankenversicherung, Personalausweis, Matrikel), 
  • und weiter: Bankdaten, Online-Daten, Physische Merkmale, Besitzmerkmale, Kundendaten, Werturteile wie Zeugnisse. 
Mehr dazu finden Sie unter https://www.datenschutz.org/personenbezogene-daten/#beispiele-fuer-personenbezogene-daten (April 2018)

6. Schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge ab.

Erhalten wir Daten von Personen oder geben wir Daten von Personen weiter, z.B. Teilnehmerlisten, Adresslisten… ? Dann müssen wir mit allen Personen, die von uns im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit Daten erhalten bzw. Dateneinsicht haben, Verträge abschließen.
Wen betrifft das konkret?
Auftragnehmer wie Trainer, die ein Seminar für uns übernehmen und die TN-Liste vorab erhalten.
EDV-Dienstleister, die Einsicht in unsere Daten haben, eine Externe Buchhaltung oder externe Bürodienste.
Ob das auch für Steuerberater gilt, ist noch unklar.
Die Rechte und Pflichten beider Parteien bei der Auftragsverarbeitung regelt Art. 28 DSGVO.
Ein Muster für einen Auftragsverarbeitungsvertrag finden Sie hier.

7. Achten Sie grundsätzlich auf Datensicherheit „in Ihrem Haus“.

Wir alle arbeiten mit Laptops und PCs, Festplatten, Chips und Sticks.
Laptops und PCs sollten Sie mit einem Passwort sichern, noch besser wäre es, sie zu verschlüsseln, gleiches gilt für Festplatten (externe) und Sticks.
Für ältere Festplatten, die nicht mehr genutzt werden, und Backups lohnt sich das Mieten eines Schließfaches.
Sind personenbezogene Daten zu versenden, z.B. Teilnehmerlisten, dann verschlüsseln Sie sie am besten und vermeiden Sie es, solche Daten unnötig auf mobilen Speichern aufzubewahren.
Schriftliche oder handschriftliche Unterlagen gehören in einen verschließbaren Schrank oder ein verschließbares Büro.
Und wenn Sie schriftliche Unterlagen vernichten, dann werfen Sie sie nicht weg, sondern vernichten Sie sie tatsächlich, das heißt „Schreddern“.

8. Unsere Newsletter brauchen eine aktive Zustimmungserklärung.

Das ist nicht neu, wird jetzt aber besonders wichtig. Als aktive Zustimmung ist zu werten, wenn ein Empfänger aktiv ein Kästchen auf der eigenen Webseite abhaken muss.Vorformulierte Einwilligungserklärungen im Internet mit einem vorausgefüllten zustimmenden Häkchen sind nicht zulässig.
Als aktive Zustimmung gilt ebenfalls, wenn ein Interessent auf eine Email oder ein Schreiben antwortet und darin explizit seine Einwilligung gibt. Das ist zu dokumentieren, also abzuspeichern.

Übergangsregelung für Bestands-Newsletter-Abonnementen
Falls unsere Newsletter immer schon eine Abmeldemöglichkeit wie einen Link oder Hinweis geboten haben,  dann können wir diesen Verteiler weiter verwenden. In einem solchen Fall hatten die Empfänger bereits die Möglichkeit der Abmeldung. Sie haben sie aber nicht genutzt, also wird das als Zustimmung gewertet.
Es empfiehlt sich grundsätzlich im Newsletter auf die Datenschutzverordnung hinzuweisen z.B. mit einem Link.

Nicht erlaubt sind Kopplungen: Wenn ein Gewinnspiel ausgelobt wird, um an neue Kunden oder Daten zu gelangen und die Teilnahme die Zustimmung zu einem Newsletter voraussetzt. Gleiches gilt für Gratis-Unterlagen oder ein gratis eBook zum Download nur dann, wenn der Interessent dem Erhalt eines Newsletters zustimmt.

Fazit:

Wer sich näher mit den Herausforderungen beschäftigt, wird sich an die Tätigkeiten eines Qualitätsmanagers/-beauftragten erinnert fühlen. Die Umsetzung der DGSVO bedeutet viel Aufwand, aber wer in den Kategorien des Qualitätsmanagements denkt, kann dem doch auch positives abgewinnen. Denn jetzt werden viele kleine Unternehmen und Selbständige veranlasst, Standardverfahren zu generieren und zu formulieren, die auf Dauer einiges an Zeit sparen helfen. Insofern: sehen wir der Umsetzung nicht mit zwei weinenden, sondern einem lachenden und einem weinenden Auge entgegen.

Gut zu wissen:

Datenschutzbeauftragte sind für Trainer, OrganisationsBerater, Mentoren und Coaches nicht nötig

Eine Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht für Unternehmen nur dann, wenn
die Kerntätigkeit in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, die aufgrund ihrer Art, ihres Umfanges und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen (z.B. Banken, Versicherungen, Kreditauskunfteien und Berufsdetektive).
Die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung sensibler Daten oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten besteht (z.B. Krankenanstalten)

Das braucht zu viel Zeit? 

Wenn Sie das Gefühl haben, die vorgeschlagene Reihenfolge brauche zu viel Vorbereitungszeit und Ihnen sei "etwas sichtbares" wichtiger? Ändern Sie die Reihenfolge einfach. Sabine Theisen-Schwedes Last-Minute-Plan:
  • Datenschutzerklärung
  • Webseite ergänzen
  • aktive Zustimmung statt deaktivieren von Elementen
  • Auftragsverarbeitungsverträge (eigene Verträge ergänzen), da Verfehlungen hier leicht zu ermitteln sind und viele ihre Webdesigner hierfür beauftragen müssen (Nadelöhr). 
Dann die Standards wie Newsletter, Daten löschen u. ä. anreihen.

Die Verarbeitungsaufzeichnung kann man auch nach dem 25. Mai gemütlich anlegen. Sie ist ein rein internes Papier, das vermutlich niemals angefordert wird. Aber gerade diese Aufzeichnung schärft noch einmal das Auge für die Änderung der Verträge, wie ich festgestellt habe.

Hilfreiche Links

zusammengetragen von unserer Qualitätsbeauftragten Sabine Theisen-Schwede
Einen guten Überblick bietet: https://www.lexware.de/artikel/datenschutzgrundverordnung-was-ist-das-eigentlich-und-was-bedeutet-die-einfuehrung-fuer-unternehmen/?chorid=02623777&newsletter=newsletter/kundenbindung/lexware-nl/Button DSGVO/37087/02623777/18 01 17

Sehr sinnvoll: https://www.heise.de/ix/meldung/Datenschutzgrundverordnung-Neue-Abmahngefahren-fuerWebsites-3936980.html

Bitcom-Leitfaden, mit einem Bespiel für ein Verarbeitungsverzeichnis auf der letzten Seite https://www.bitkom.org/NP-Themen/NP-Vertrauen-Sicherheit/Datenschutz/FirstSpirit1496129138918170529-LF-Verarbeitungsverzeichnis-online.pdf

Kostenlose Datenschutzgeneratoren:
https://dsgvo-musterdatenschutzerklaerung.dg-datenschutz.de/#1487008989473-a9d4be68-00c7
https://www.anwalt.de/vorlage/muster-datenschutzerklaerung.php
https://www.e-recht24.de/muster-datenschutzerklaerung.html
Allerdings sind bei eRecht24 einige Passi kostenpflichtig.

Sehr entspannend: https://binary-butterfly.de/artikel/dsgvo-so-viel-panik-fuer-nichts-neues-und-warum-es-trotzdem-eingrundlegendes-problem-gibt/

Autoren: Claudia Grötzebach und Sabine Theisen-Schwede

Donnerstag, 17. Mai 2018

Alte Hündchen aufgewärmt?

Gerade bin ich gemahnt worden, Berichte und Meldungen aus 2017 jetzt zu posten, das sei doch nun wirklich nicht aktuell.
Stimmt - und vielen Dank für den Hinweis. Doch hinter diesen scheinbaren "alten Hündchen" steckt ein Servicegedanke. Als Verband sind wir - meines Erachtens - informationspflichtig. Diese Meldungen und Berichte entstammen unserem Newsletter. Im September letzten Jahres haben wir ihn erstmals nach längerer Pause wieder herausgegeben, damals noch als PDF.
Damit war er nur einem kleinen Kreis verfügbar und nach der Versendung auch nur noch eingeschränkt. Aus diesem Grunde habe ich mich nach einiger Überlegung entschieden, jene Artikel hier noch einmal aufzuwärmen, die mir wichtig und zeitlos genug dafür schienen.
Den Eindruck zu erwecken, wir seien wohl ein wenig altbacken oder hinter der Zeit zurück ;-), war kein hoher Preis. - In anderen Punkten sind wir ja voraus ;-).
Ich hoffe, damit macht unsere/meine Informationspolitik der letzten drei, vier Wochen Sinn.
Liebe Grüße
C.G
(T.O.C.-Vorstand Kommunikation/Kooperation)

Mittwoch, 16. Mai 2018

Schreiben – und gelesen werden

Das aktuelle Fundstück:
Gerade beschäftigt mich ein Artikel von Wolf Schneider aus dem Juni 2017. Schneider ist der Autor von - unter anderem - „Deutsch für Profis“.

Warum finden so viele Online-Autoren einfach keine Leser?

Vorstand Kommunikation/Kooperation des  T.O.C. e.V. beschäftige ich mich viel mit dem Thema Schreiben und Social Media. "Das ist interessant", fand ich.

Das Nicht-zu-Ende-Lesen ist normal

Wie erfrischend zu lesen, daß das Nicht-zu-Ende-Lesen ist – statistisch gesehen – normal ist. Hätten Sie es gewußt?
Während ich so lese, fällt mir auf:  Das Nicht-zu-Ende-Lesen hat in meinem Benimm-Kanon einen ähnlichen Stellenwert wie „etwas anfangen und nicht zum Ende bringen“. – Beides praktiziere ich mit schlechtem Gewissen.

Blogs und Tweets ins Nirgendwo

Was rät Wolf denen, die Blogs und Tweets ins Nirgendwo verschicken? Was können, was müssen wir tun, um das Unwahrscheinliche zu erreichen: gelesen werden, von möglichste vielen, gar bis zum Schluss?
  1. Schreib selten
    Arthur Schopenhauer: Was ist die erste Regel des guten Stils? „Dass man etwas zu sagen habe – oh, damit kommt man weit!“
  2. Schreib kurz und kürzer
    Alfred Polgar: „Ich bemühe mich konsequent, aus hundert zielen zehn zu machen.“
  3. Der Leser will umworben sein durch Lebendigkeit, Verblüffung – und durch Wörter mit Saft.
    Tod allen Mode- und Imponiervokabeln, der Entrepreneurship, dem Lifehack und dem Paradigmenwechsel.
  4. Lies den Text noch mal, ehe Du ihn versendest. Prüfe: kannst Du ihn noch verbessern oder besser vergessen?
    Empfehlung: In der Kürze liegt die Würze.
Unser Leseverhalten online und analog ist verschieden.


Autor: Claudia Grötzebach

Montag, 7. Mai 2018

Qualitätszertifikat gefordert trotz langjähriger Erfahrung? (Gastartikel)

Große Erfahrung in der Weiterbildung und plötzlich fragen die Kunden nach einer Qualitätszertifizierung?

Sabine Theisen-Schwede
Bild: Sabine Theisen-Schwede

Was habe ich denn davon, wenn ich meine Qualität zertifizieren lasse?

In letzter Zeit habe ich mit erfahrenen KollegInnen im Alter von 40+ gesprochen, die mit Stolz auf treue Kundschaft und langjährige Erfolge verweisen. Neuerdings sorgen sie sich aber, denn ihre langjährigen Ansprechpartner in Unternehmen sind in den Ruhestand gegangen und die Nachfolger fordern plötzlich Qualitätsnachweise.

Qualitätssiegel - teuer und aufwendig?

Es schreckt ein wenig die Arbeit aber am meisten schreckt man vor den jährlichen Kosten zurück.
Lasst mich diese Sorgen bitte gleich ausräumen:
Sowas ist doch teuer und muss jedes Jahr wiederholt werden! - Nein
Wenn unsere Auftraggeber nach der ISO oder AZAV/AZWV zertifiziert sind, bedeutet dies nicht, dass wir das auch müssen.

Das DVWO-Qualitätssiegel als Alternative

Das DVWO Qualitäts-Siegel ist eine preiswerte und hervorragende Alternative.
Der DVWO ist der Dachverband der Weiterbildungsorganisationen, dem der T.O.C. e. V. angeschlossen ist. Zusammen mit anderen Verbänden haben die Delegierten des T.O.C. e.V. diese Zertifizierung entwickelt (!) Natürlich wurde auf unsere Praxis wertgelegt und auf Bezahlbarkeit. Den Verantwortlichen liegen selbstständige Trainer und kleine Weiterbildungsorganisationen besonders am Herzen.

Staatlich anerkannt und längere Prüfungszeiträume

Die Vorteile des DVWO-Qualitäts-Siegels, es ist staatlich anerkannt, z. B. bei dem Einsatz von Bildungsprämien (http://www.bildungspraemie.info/de/qualitaetsanforderungen-31.php) und ein unparteiischer Gutachter prüft alle 3 Jahre das Qualitätsmanagement.

Gutachter vom Fach

Die Gutachter des DVWO sind selbst Trainer, Berater, Coaches und kennen die Branche aus eigener langjähriger Erfahrung, die eine Zusatzqualifikation zum Gutacher erworben haben.

Drei Zertifikate, drei Tarife

Angeboten werden 3 Zertifikate zu unterschiedlichen Kosten. Die Mitglieder der Mitgliedsverbände erhalten zusätzlich vergünstigte Preise , damit sind die Kosten auch für Einzelunternehmer zu stemmen.
So kostet die am meisten gewählte SystemZertifizierung (K1) bei der Erstbegutachtung derzeit 2.490 € und die Rezertifizierung (3 Jahre später) € 1.840 € (also monatlich 60 € wegsparen) – je netto.
Siehe: www.qualitaetsmanagement-im-bildungswesen.de

Audit im jährlichen Turnus

Jährlich führt man ein internes Audit durch, dass durch einen Fragebogen geführt wird. Auf dessen Basis wird ein kurzer Auditbericht erstellt. Hierfür kann man sich einen Berater gönnen, der als Profi noch Tipps geben kann und schneller durch den Fragebogen führt. Es geht aber auch mit „Laien“ wie Mitarbeiter, Trainerkollege, Lebenspartner.

"Viel zu viel Arbeit!"

ist lediglich ein Schreckgespenst. Die Realität zeigt, wie hilfreich dieses Qualitätsmanagement sein kann: Hier ein paar Fragen:
  • Du akquirierst selbst Kunden?
  • Wie berätst Du Deine Kunden über die Leistung die sie benötigen?
  • Erstellst Du eigene Coaching-, Beratungs-, Seminarkonzepte?
  • Wie passt Du diese auf neue Bedarfe an? Wie korrigierst Du sie bei Fehlern?
  • Kaufst Du fertige Unterlagen?
  • Wie bildest Du Dich weiter?
  • Beauftragst Du KollegInnen, die in Deinem Namen die Leistungen beim Kunden durchführen?
  • Wenn ja – nach welchen Kriterien suchst Du diese aus?
  • Vielleicht hast Du auch schon mal erklären müssen, wieso eine Leistung mal nicht ganz so perfekt gewesen ist?
  • Wie stellst Du sicher, dass dies nicht wieder passiert?
  • Hast Du einen Beurteilungsbogen und wie verarbeitest Du die erhaltenen Informationen?
  • Erklärst Du jährlich Deine Steuern und bewertest dabei das vergangene Jahr für Dich?
  • Wie ist es gelaufen?
  • Was planst Du für die Zukunft?
Die Qualitätsprüfung spielt unsere Alltagsroutine durch. Beim Lesen dieser Fragen sehen wir häufig schon die Abläufe im Kopf - vieles ist Tagesgeschäft.
Qualitätsmanagement bedeutet jetzt, diese Abläufe so zu noieren, dass auch Fremde sie nachvollziehen können. Schon sind die Grundlagen zur Zertifizierung fertig.

Eine Musterdokumentation hilft

Eine umfangreiche Musterdokumentation hilft bei der Durchführung, wenn nötig lassen sie sich auf die eigenen Abläufe anpassen.
Selten braucht es alle Unterlagen für das eigene Aufgabengebiet, doch sie lassen sich auch als Anregung nutzen.

Zugegeben, das ist noch nicht alles

Es ist nicht ganz so einfach. Das Siegel fordert noch etwas Mehr. Doch das DVWO-Qualitäts-Siegel verbessert die eigenen Dokumentationen und Abläufe. Hier waren Praktiker am Werk.

Mehrwert generieren

Die angenehmen Nebeneffekte einer Qualitätszertifizierung sind:
  • Bewusstwerden der umfangreichen Aufgaben und Stolz auf die eigene Leistung
  • Schärfung der Aufgaben mit Blick auf Nutzen und Wirkung
  • Transparenz der Qualität bei den Seminarangeboten
  • Vereinfachung der Einarbeitung von Arbeitskräften oder/und Nachfolgern da die Aufgaben schriftlich erläutert sind
  • Höherer Verkaufswert des Unternehmens, da die Prozesse für den Nachfolger geregelt sind

Vorbereitungsangebote

Der DVWO bietet Weiterbildungen an, die schnell in die Anforderungen eines QM-Systems einführen. Der Beuth-Verlag bietet Fachliteratur zum DVWO-Qualitäts-Siegel an.
Kostenlose und detaillierte Informationen stellt die Qualitätskoordinatorin des T.O.C. zur Verfügung: qualitaet@trainerverband.de, Telefon: 02103 3347 87.

Quellen im Internet:

Natürlich auf unserer Verbandsseite: http://trainerverband.de/html/qualitaet.html  www.dvwo-qualitaetssiegel.de  der Nutzen wird hier umfangreich dargestellt für Dienstleister, Kunden, Teilnehmende Übersicht zur Fachliteratur Weiterbildungsangebote
und vieles mehr

Autorin: Sabine Theisen-Schwede, Qualitätskoordinatorin des T.O.C. e. V., Gutachterin für das DVWO-Qualitäts-Siegel und selbst zertifiziert mit System und Produkt (K3)

Dieser Artikel ist zuerst in den "Ansichten" des T.O.C. e.V. im Oktober 2017 erschienen.

Freitag, 4. Mai 2018

Die T.O.C. e.V. – Mitgliederversammlung (Ein Blick ins Innere)

Bild: Claudia Grötzebach

Am 23. September 2017 fand die jährliche ordentliche Mitgliederversammlung des T.O.C. e.V. in den Räumen der Akademie des T.O.C.- Mitgliedes Dr. Marlies Speis in Meerbusch statt.

Ein wildromantischer Tagungsort

Ein wenig legendär erscheinen die Tagungsräumlichkeiten, wenn man die Äußerungen Eingeweihter hört. – Das ist nicht übertrieben. Wirklich romantisch, ruhig und herrlich funktional sind die Räumlichkeiten die Marlies Speis da gestaltet hat.

pünktlich und zukunftsorientiert

Doch zur MV. Sie begann pünktlich, wenn auch kleiner als geplant; das eine oder andere angemeldete Mitglied hatte noch einmal in der letzten Minute abgesagt. Besprochen wurden nach der thematisch schwierigen außerordentlichen Mitgliederversammlung Ende März vor allem Zukunftsprojekte. Endlich konnte die Mehrzahl der Vorstände entlastet werden, das Budget zeigte schwarze Salden und notwendige Neuerungen, wie die Neugestaltung der Webseite, konnten auf den Weg gebracht werden.